Politique de confidentialité

Table des matières

Objet de la politique
Identité du responsable de traitement
Définitions
Rôles RGPD de Ma Petite ESL et du Client
Données personnelles traitées
Finalités, bases légales et durées de conservation
Données métier importées dans la Plateforme
Destinataires des données
Sous-traitants et prestataires
Transferts hors Union européenne
Sécurité
Droits des personnes
Cookies et traceurs
Données des partenaires installateurs
Violation de données
Mise à jour de la politique
Registre simplifié des traitements

1. Objet de la politique

La présente Politique de confidentialité explique comment Helmet Consulting SAS collecte et traite des données personnelles dans le cadre :

du site internet ;
de la liste d'attente ;
de la relation commerciale ;
de l'espace client ;
de la Plateforme SaaS ;
de la facturation ;
de la boutique de matériel ;
de la sécurité et de l'administration du service.

Elle s'applique aux visiteurs du site, prospects, clients professionnels, utilisateurs de la Plateforme, partenaires installateurs et interlocuteurs commerciaux.

2. Identité du responsable de traitement

Les traitements décrits dans la présente politique sont réalisés par :

Helmet Consulting SAS, société par actions simplifiée, éditeur de la Plateforme Ma Petite ESL.

E-mail contact données personnelles : contact@helmet-consulting.fr

Ma Petite ESL n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) au lancement. Pour toute question relative à vos données personnelles, contactez le responsable du traitement à l'adresse ci-dessus.

3. Définitions

Dans la présente politique :

"Éditeur" désigne Helmet Consulting SAS.

"Client" désigne toute entreprise, commerce, pharmacie, supérette, boutique, petit supermarché ou autre professionnel souscrivant aux Services.

"Utilisateur" désigne toute personne physique utilisant le site ou la Plateforme pour le compte d'un Client.

"Plateforme" désigne le service SaaS Ma Petite ESL.

"Services" désigne les services fournis par Ma Petite ESL, notamment l'orchestration des flux catalogue/prix, la gestion des étiquettes électroniques, l'espace client, la facturation et la boutique de matériel.

"Données métier" désigne les données importées, générées ou synchronisées par le Client dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme, notamment les catalogues produits, prix, codes d'étiquettes, associations produit/étiquette et journaux de synchronisation.

4. Rôles RGPD de Ma Petite ESL et du Client

Ma Petite ESL agit comme responsable de traitement pour les traitements qu'elle détermine elle-même, notamment :

gestion de la liste d'attente ;
gestion des prospects ;
gestion des comptes utilisateurs ;
facturation ;
sécurité de la Plateforme ;
gestion de la relation client ;
gestion de la boutique ;
gestion des partenaires installateurs ;
mesure d'audience, si activée.

Lorsque Ma Petite ESL traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme, elle agit comme sous-traitant du Client au sens du RGPD.

Le Client reste responsable de traitement pour les données personnelles qu'il décide d'importer, connecter, synchroniser ou exploiter via la Plateforme.

Un accord de sous-traitance RGPD peut être conclu entre Ma Petite ESL et le Client.

5. Données personnelles traitées

Ma Petite ESL peut traiter les catégories de données suivantes.

5.1 Données de liste d'attente

Adresse e-mail
Date d'inscription
Source d'inscription
Consentement donné
Date et preuve du consentement
Échanges ultérieurs avec le prospect

5.2 Données de compte utilisateur

Nom
Prénom
Adresse e-mail professionnelle
Rôle et droits d'accès
Identifiant de compte
Mot de passe hashé
Secret TOTP ou mécanisme 2FA, sous forme protégée ou chiffrée
Statut du compte
Historique de connexion
Adresse IP
Journaux de sécurité

5.3 Données de facturation

Raison sociale du Client
SIRET
Numéro de TVA
Adresse de facturation
Identité et coordonnées du contact de facturation
Historique des factures
Historique des paiements
Références de paiement transmises par Stripe
Statut de l'abonnement

Ma Petite ESL ne stocke pas les numéros complets de carte bancaire. Les paiements sont traités par Stripe.

5.4 Données métier liées au service ESL

Selon la configuration du Client, la Plateforme peut traiter :

références produits ;
libellés produits ;
codes produits ;
prix ;
TVA applicable ;
codes d'étiquettes électroniques ;
associations entre produit et étiquette ;
données d'import issues du logiciel de gestion ;
journaux de synchronisation ;
logs d'actions sensibles ;
erreurs techniques et rapports d'exécution.

Ces données sont en principe des données professionnelles ou commerciales. Elles peuvent toutefois contenir indirectement des données personnelles si le Client y intègre des données relatives à des personnes physiques. Le Client s'engage à ne pas importer de données personnelles inutiles à l'exécution des Services.

5.5 Données techniques

Adresse IP
Identifiants de session
Logs serveur
Logs applicatifs
Type de navigateur
Date et heure des connexions
Événements de sécurité
Journaux d'audit

5.6 Données de commande matériel

Identité du Client
Coordonnées du contact de commande
Adresse de livraison
Produits commandés
Quantités
Historique des commandes
Statut logistique
Informations de transport et de livraison

5.7 Données des partenaires installateurs

Nom commercial
Région d'intervention
Adresse e-mail de contact
Coordonnées approximatives sur une carte
Description de l'activité
Disponibilités ou zones couvertes, si communiquées

6. Finalités, bases légales et durées de conservation

Catégorie	Finalité	Base légale	Durée de conservation
Liste d'attente	Informer les prospects du lancement et reprendre contact	Consentement	3 ans maximum, ou jusqu'au retrait du consentement
Prospection B2B	Présenter les Services à des professionnels	Intérêt légitime ou consentement selon le canal	3 ans à compter du dernier contact actif, sauf opposition
Compte utilisateur	Créer et gérer l'accès à la Plateforme	Exécution du contrat	Durée du compte, puis 12 mois
Authentification et 2FA	Sécuriser les accès	Contrat et intérêt légitime	Durée du compte, puis 12 mois
Facturation	Émettre les factures, gérer les paiements, tenir la comptabilité	Contrat et obligation légale	10 ans à compter de la clôture de l'exercice
Données métier ESL	Exécuter les Services SaaS	Contrat ; sous-traitance lorsque applicable	Durée du contrat, puis période de réversibilité de 30 jours
Logs techniques	Maintenir, sécuriser et auditer la Plateforme	Intérêt légitime	12 mois
Logs d'audit	Prouver les actions sensibles et prévenir les abus	Intérêt légitime	3 ans
Boutique matériel	Gérer les commandes, livraisons, retours et garanties	Contrat	Durée de la relation commerciale, puis archives légales
Cookies nécessaires	Faire fonctionner le site et la session	Exemption de consentement lorsque strictement nécessaire	Session ou durée technique limitée
Cookies de mesure d'audience	Mesurer l'audience du site	Consentement, sauf exemption applicable	13 mois maximum pour les traceurs
Partenaires installateurs	Afficher les partenaires sur une carte et permettre le contact	Contrat ou intérêt légitime	Durée du partenariat, puis 12 mois

7. Données métier importées dans la Plateforme

Le Client reste responsable :

de l'exactitude des données importées ;
de la licéité des données transmises ;
de la conformité des prix affichés en magasin ;
de la mise à jour des informations issues de son logiciel de gestion ;
de la vérification finale des prix et informations affichés aux consommateurs.

Ma Petite ESL fournit un outil technique d'orchestration. Elle ne se substitue pas au Client dans ses obligations professionnelles, commerciales, réglementaires ou fiscales.

Le Client s'engage à ne pas importer dans la Plateforme de données sensibles, de données de santé, de données bancaires complètes, ni de données personnelles non nécessaires au fonctionnement du service.

8. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles :

aux équipes habilitées de Ma Petite ESL ;
aux prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service ;
aux prestataires de paiement ;
aux prestataires de facturation et comptabilité ;
aux prestataires de messagerie ;
aux prestataires d'hébergement ;
aux prestataires logistiques pour les commandes de matériel ;
aux autorités administratives, judiciaires ou fiscales lorsque la loi l'exige ;
aux conseils externes de Ma Petite ESL, lorsque cela est nécessaire à la défense de ses droits.

Les accès sont limités aux personnes et prestataires ayant besoin d'en connaître.

9. Sous-traitants et prestataires

Ma Petite ESL peut avoir recours aux prestataires suivants ou catégories de prestataires suivantes :

Prestataire ou catégorie	Finalité	Localisation	Statut
Scaleway SAS	Hébergement applicatif, base de données, stockage	France / Union européenne	Sous-traitant
Stripe	Paiement, gestion des abonnements, moyens de paiement	Union européenne / États-Unis (CCT)	Sous-traitant ou responsable autonome selon les traitements
Pennylane	Synchronisation comptable et facturation	Union européenne	Sous-traitant ou responsable autonome selon les traitements
Prestataire SMTP	Envoi des e-mails, 2FA par e-mail, notifications	Union européenne	Sous-traitant
Prestataire logistique	Expédition des commandes de matériel	Union européenne	Sous-traitant ou responsable autonome selon les traitements
Prestataire cartographique	Affichage des partenaires installateurs sur une carte	Union européenne	Sous-traitant ou responsable autonome selon les traitements
Outil analytics	Mesure d'audience	N/A	Sous-traitant

La liste des sous-traitants est actualisée en cas d'évolution de la Plateforme.

10. Transferts hors Union européenne

Ma Petite ESL privilégie, lorsque cela est possible, l'hébergement et le traitement des données dans l'Union européenne.

Pays d'hébergement principal : France / Union européenne.

Transferts hors Union européenne : uniquement avec garanties appropriées, notamment via clauses contractuelles types.

Lorsque des transferts hors Union européenne sont nécessaires, Ma Petite ESL s'assure de l'existence de garanties appropriées, telles qu'une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types, des mesures supplémentaires ou tout autre mécanisme reconnu par le RGPD.

11. Sécurité

Ma Petite ESL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques associés, notamment :

authentification des utilisateurs ;
2FA par e-mail lorsque le SMTP est activé ;
gestion des rôles et droits d'accès ;
isolation logique des clients dans un environnement multi-tenant ;
chiffrement ou protection renforcée des secrets sensibles ;
journalisation des actions sensibles ;
sauvegardes ;
surveillance technique ;
gestion des incidents ;
restriction des accès internes ;
bonnes pratiques de développement sécurisé.

Le Client doit également protéger ses propres accès, gérer ses utilisateurs, retirer les comptes obsolètes et vérifier les droits attribués à ses équipes.

12. Droits des personnes

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, les personnes concernées peuvent exercer les droits suivants :

droit d'accès ;
droit de rectification ;
droit d'effacement ;
droit à la limitation du traitement ;
droit d'opposition ;
droit à la portabilité, lorsque applicable ;
droit de retirer son consentement à tout moment ;
droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Les demandes peuvent être adressées à :

contact@helmet-consulting.fr

Une preuve d'identité pourra être demandée lorsque cela est nécessaire pour éviter une usurpation.

Les personnes concernées disposent également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Lorsque Ma Petite ESL agit comme sous-traitant pour le compte d'un Client, elle peut être amenée à transmettre la demande au Client concerné ou à l'assister dans le traitement de la demande.

13. Cookies et traceurs

Le site et la Plateforme peuvent utiliser :

des cookies strictement nécessaires ;
des cookies de session ;
des cookies de préférence, par exemple le thème d'affichage ;
des cookies de sécurité ;
des cookies de mesure d'audience, si activés ;
des cookies marketing, uniquement si activés et acceptés.

Les cookies non essentiels ne sont déposés qu'après consentement lorsque celui-ci est requis.

Le détail est présenté dans la Politique cookies.

14. Données des partenaires installateurs

Les partenaires installateurs peuvent être affichés sur une carte afin de permettre aux Clients de les identifier et de les contacter.

Les coordonnées affichées peuvent être approximatives afin de limiter l'exposition de données précises.

Chaque partenaire doit avoir été informé de l'affichage de ses informations et peut demander leur modification ou suppression dans les conditions prévues par la présente politique.

15. Violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Ma Petite ESL mettra en œuvre les actions prévues par le RGPD.

Lorsque Ma Petite ESL agit comme sous-traitant, elle informera le Client concerné dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, afin de lui permettre de respecter ses propres obligations.

16. Mise à jour de la politique

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment pour tenir compte de l'évolution de la Plateforme, des traitements, des sous-traitants ou de la réglementation.

La date de dernière mise à jour est indiquée en tête du document.

17. Registre simplifié des traitements

Traitement	Responsable	Données	Finalité	Base légale	Conservation	Sous-traitants
Liste d'attente	Ma Petite ESL	E-mail, consentement, date	Informer du lancement	Consentement	3 ans max.	Hébergeur, e-mailing/SMTP
Comptes utilisateurs	Ma Petite ESL	E-mail, nom, rôle, logs	Accès à la Plateforme	Contrat	Durée du compte + 12 mois	Hébergeur, SMTP
Facturation	Ma Petite ESL	Société, SIRET, adresse, factures	Paiement et comptabilité	Contrat, obligation légale	10 ans	Stripe, Pennylane
Plateforme SaaS	Client, Ma Petite ESL sous-traitant selon les cas	Données métier, logs	Orchestration ESL	Contrat	Durée contrat + 30 jours de réversibilité	Hébergeur
Boutique matériel	Ma Petite ESL	Commandes, livraison, contact	Vente et expédition	Contrat	Durée relation + archives légales	Stripe, prestataire logistique
Sécurité	Ma Petite ESL	IP, logs, audits	Prévention fraude et incidents	Intérêt légitime	12 mois	Hébergeur
Cookies	Ma Petite ESL	Identifiants cookies, préférences	Fonctionnement et audience	Exemption ou consentement	Session à 13 mois selon cookie	Analytics si activé